Anleitung für Referenten bei Online-Events

Ihr Vortrag bei unserem Online-Event soll ein voller Erfolg werden. Deshalb bieten wir Ihnen eine Übersicht über alles, was im Vorfeld zu bedenken ist, als Checkliste zur eigenen Verwendung. Natürlich bekommen Sie von uns auch Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Vortrag auf der Bühne oder im offiziellen Session-Bereich des Online-Events holen.

Technische Ausrüstung:

• PC/Laptop für den Vortrag (Smartphones oder Tablets sind nicht ideal, weil das Kamerabild dann leicht verschwommen ist)
• Mikrophon und Lautsprecher, am besten als Headset
• Webcam
• Aktuelle Browserversion von Chrome oder Firefox
• Stabile Internetverbindung
• Für die Verwendung von Konferenzsoftware wird eine Internetverbindung mit einer Download-Geschwindigkeit von mindestens 5 MBit/s und einer Upload-Geschwindigkeit von mindestens 2 MBit/s empfohlen. Für eine hohe Streaming-Qualität empfehlen wir eine Download-Geschwindigkeit von mindestens 30 MBit/s und eine Upload-Geschwindigkeit von mindestens 10 MBit/s.
• Für Referenten in China: VPN-Client mit Zugang zu einem europäischen Netzwerk

Bitte stellen Sie vorab sicher, dass Ihre Internetverbindung und Ihre Hardware gut funktionieren. Dazu können Sie auf https://app.hopin.to/precall einen Streaming-Test vornehmen.

Testlauf:

• Um sich mit unserer Online-Event-Software im Vorhinein vertraut zu machen, laden wir Sie zu einer technischen Schulung ein, die wenige Tage vor dem Online-Event stattfindet.
• Für die technische Schulung erhalten Sie eine separate Outlook-Einladung.

Bildschirm teilen:

• Um Ihren Vortrag lebendiger zu machen, empfiehlt es sich für die Sessions (nicht auf der offiziellen Bühne), den Bildschirm mit anderen (Referenten, Kollegen usw.) zu teilen.
• Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen, machen Sie Ihre Aussagen anschaulicher. Sie können Ihren Vortrag über einen Vollbildschirm teilen, oder das Bild über Ihre Webcam übertragen.
• Wenn Sie Fragen der Teilnehmer beantworten (nicht auf der offiziellen Bühne), teilen Sie am besten die Ansicht Ihrer Webcam mit ihnen.

Chat:

• Nutzen Sie den für alle Event-Teilnehmer sichtbaren Chat für den direkten Austausch. Laden Sie die Teilnehmer ein, Kommentare, Fragen und Feedback abzugeben. Diese können Sie dann entweder zwischendurch oder auch im Anschluss an den Vortrag in einer Frage-und-Antwort-Runde beantworten.

Umfragen:

• Nutzen Sie die Möglichkeit von Umfragen für Teilnehmer-Feedback. Sprechen Sie uns an.

Kreativität:

• Versuchen Sie etwas Neues! Binden Sie Videos, Musik, Testimonials usw. ein, um Ihren Vortrag lebendiger zu machen. Oder animieren Sie die Teilnehmer, sich vor dem Bildschirm zu bewegen, um wach und konzentriert zu bleiben.

Follow-up:

• Content is King. Bieten Sie Ihren Teilnehmern ein zusätzliches, attraktives Angebot (z. B. ein Whitepaper) zum Download.
• Laden Sie die Teilnehmer aktiv ein, an Ihren Stand im Ausstellungsbereich zu kommen (wenn Sie einen Stand haben), um sich weiter mit Ihnen auszutauschen.

Eine ruhige Umgebung:

• Für eine ideale Tonqualität und gute Konzentration sollten Sie sicherstellen, dass Sie während der Präsentation und der Frage-und-Antwort-Session nicht gestört werden. Und wenn es doch eine Störung gibt, tragen Sie‘s mit Humor!

Neutraler Hintergrund:

• Vergessen Sie nicht, dass Sie und Ihr Hintergrund für alle Teilnehmer sichtbar sind. Wir empfehlen deshalb einen neutralen Hintergrund, in dem keine persönliche Einrichtung zu sehen ist.

Gestalten Sie Ihre Präsentationsfläche optimal, indem Sie Ihre Session sowie das Online-Event insgesamt bewerben. Nutzen Sie dazu Ihr persönliches Netzwerk und die Marketingkanäle Ihres Unternehmens. Laden Sie Kunden und Geschäftspartner zum Event ein.

Gerne stellen wir zu diesem Zweck Werbematerial zur Verfügung.

Kontakt: Antje Seeck, Leitung Marketing und Kommunikation

Eine halbe Stunde vor Beginn des Vortrags:

• Loggen Sie sich mit Ihren Referentendaten ein. Über den vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Link werden Sie direkt in den Backstage-Bereich der Bühne oder Session geleitet.
• Testen Sie nach dem Zutritt zum Backstage-Bereich alle Einstellungen: Schalten Sie Ihr Mikrofon und Ihre Webcam ein und rufen Sie Ihre Präsentationsfolien auf. Über den Hintergrund-Chat können Sie jederzeit mit den Veranstaltern sprechen.
• Wenn der Technik-Check erfolgreich war, schalten Sie bitte Ihr Mikrofon stumm und Ihre Webcam aus.
• Schließen Sie alle offenen Reiter in Ihrem Browser und alle Dateien (am besten sollten auch alle Programme geschlossen werden, die im Hintergrund laufen, wie z.B. Ihr E-Mail-Programm), und sorgen Sie für einen möglichst geringen Up- und Download über Ihre Internetverbindung.

5 Minuten vor Beginn des Vortrags:

• Bitten Sie nochmals um Zutritt zum Backstage-Bereich und schalten Sie Ihr Mikrofon und Ihre Webcam ein.
• Der Moderator spricht zu Beginn der Session eine kurze Einführung und übergibt dann an Sie.

Going Live:

• Ihr Status wird dann auf „live“ umgeschaltet. Jetzt können Sie sich vorstellen und Ihre Folien zeigen, indem Sie Ihren Bildschirm teilen (Vollbildschirm oder Teilen des Bildschirms über das Webcam-Bild).
• Bitte halten Sie sich an den Zeitplan und überziehen Sie nicht, andernfalls wird der Moderator eingreifen.